Privacyverklaring

1Wie is verantwoordelijk?

Personeel.com B.V. (“Personeel.com”, “wij”) is voor de in deze verklaring genoemde eigen platformdoelen verwerkingsverantwoordelijke. Bedrijfsgegevens: KvK 90258614; btw-id NL865257954B01; Lange Kleiweg 54C, 2288 GK Rijswijk, Nederland; info@personeel.com; telefoon 085 107 0183.

Bij een sollicitatie en werkgevers-ATS kunnen meerdere partijen verantwoordelijk zijn:

• de werkgever bepaalt vacature-eisen, selectie, notities, afwijzing, aanstelling en de eigen bewaartermijn en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke;
• Personeel.com verwerkt afgeschermde ATS-, communicatie- en pipelinegegevens doorgaans als verwerker namens die werkgever;
• Personeel.com is zelfstandig verantwoordelijke voor eigen accounts, platformbeveiliging, facturatie, fraudebestrijding, consentbeheer voor eigen doeleinden, eigen jobboard/profielvindbaarheid en wettelijke naleving; registratie of uitvoering van een keuze op instructie van de werkgever blijft processorverwerking;
• als partijen samen doel en essentiële middelen bepalen, leggen zij hun verantwoordelijkheden vast in een artikel 26-regeling en maken zij de kern daarvan beschikbaar.

De just-in-time notice bij de concrete sollicitatie, WhatsApp-flow of profielinstelling vermeldt de toepasselijke werkgever en rol. Een contractueel label verandert de feitelijke rol niet.

2Voor wie geldt deze verklaring?

Voor websitebezoekers, sollicitanten, kandidaatprofielhouders, personen die via native leadforms of WhatsApp reageren, werknemers/contactpersonen van werkgevers, proef- en betaalde gebruikers, leverancierscontacten en personen die support of een privacyverzoek indienen. De dienst is niet gericht op kinderen jonger dan zestien jaar zonder een speciaal ontworpen en geverifieerde minderjarigenflow.

3Welke gegevens verwerken wij?

Kandidaten en sollicitanten

• naam, e-mail, telefoon, globale locatie en communicatievoorkeur;
• CV, opleiding, werkervaring, vaardigheden, talen en door u verstrekte profielvelden;
• vacature, sollicitatiedatum, bron, antwoorden op functiegerichte vragen en bijlagen;
• pipelinefase, correspondentie, interview-/contactstatus en werkgeversnotities;
• consent-, intrekkings- en noticebewijs, inclusief versie en tijdstip;
• optionele profielvindbaarheid, previews, blokkades, profielbezoeken en unlock-audit;
• WhatsApp-berichten, verzendstatus, antwoorden, opt-out, AI-samenvatting en menselijke review;
• technische toewijzingen zoals campagne-, lead-, formulier- en click-id, voor zover rechtmatig;
• afgeleide relevantie-, respons- of engagementscores en de factoren die daaraan wezenlijk bijdragen.

Wij vragen niet om BSN, identiteitskopie, bankgegevens, medische gegevens, strafrechtelijke gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens, tenzij een specifieke wettelijke noodzaak en beveiligde flow bestaat. Een CV kan zulke informatie onbedoeld bevatten; beperk dit tot wat nodig is.

Werkgevers en zakelijke gebruikers

• naam, zakelijke contactgegevens, functie, organisatie, domein en gebruikersrol;
• login-/Cognito-id, sessie-, beveiligings- en MFA-informatie;
• bedrijfsprofiel, KvK, btw- en factuuradres, abonnement, seats en instellingen;
• vacatures, vragen, merken, creatives, landingspagina’s, campagnes en approvals;
• advertentieaccount-id’s, OAuth-tokens of versleutelde verwijzingen, spend en metrics;
• betaalprovider-, factuur-, wallet-, ledger-, refund- en chargebackinformatie;
• supportberichten, bugreports, audits en gebruiks-/beveiligingslogs.

Wij ontvangen geen volledige kaartgegevens wanneer een betaalprovider de betaling verwerkt.

Website, app en techniek

• IP-adres voor transport en beveiliging; daarna waar mogelijk een verkorte vorm of keyed pseudonieme hash. Deze waarde blijft persoonsgegevens zolang herleiding redelijkerwijs mogelijk is en wordt pas anoniem genoemd na een gedocumenteerde re-identificatietoets;
• datum/tijd, route, foutcode, apparaat-/browserklasse en beperkte requestgegevens;
• cookie- en toestemmingskeuzes, taal, tijdzone en sessie-id;
• pagina-, campagne- en conversie-events wanneer de vereiste toestemming actief is;
• optionele session replay alleen na analytics-toestemming, met gemaskeerde invoervelden en zonder canvascapture.

4Doelen, grondslagen en rollen

Bij gerechtvaardigd belang documenteren wij het concrete belang, noodzakelijkheid, impact en waarborgen. U kunt bezwaar maken. Wij gebruiken gerechtvaardigd belang niet als vervanging voor verplichte cookie-, marketing-, algemene profielvindbaarheids- of ad-sharingtoestemming. Een LIA kan wel afzonderlijke noodzakelijke beveiligings-, fraude- of minimale auditverwerking dekken.

5Hoe krijgen wij gegevens?

Rechtstreeks van u; van een werkgever of geautoriseerde gebruiker; via een native leadform of advertentieplatform; via WhatsApp Cloud API; van gekoppelde betaal-/identiteitsproviders; van het gekoppelde jobboard; en door beperkte technische afleiding uit gebruik. Ontvangen wij kandidaatdata niet rechtstreeks, dan verstrekt Personeel.com of de werkgever de vereiste artikel 14-informatie uiterlijk bij het eerste contact, vóór eerste verstrekking of binnen één maand, afhankelijk van wat eerder is.

6Directe sollicitatie, talentpool en profielvindbaarheid

Een sollicitatie bij werkgever A wordt niet zonder afzonderlijke grondslag zichtbaar voor werkgever B. Talentpool, herbenadering en algemene profielvindbaarheid zijn aparte keuzes en staan standaard uit. Voor algemene profielvindbaarheid en verstrekking aan een andere werkgever geldt als productbeleid uitsluitend een afzonderlijke, vrije en specifieke toestemming; een LIA is hiervoor geen alternatieve grondslag. Bij vindbaarheid tonen wij vooraf:

• welke previewvelden en welke unlockvelden werkgevers zien;
• welke geverifieerde werkgevers toegang kunnen krijgen en voor welk doel;
• dat een werkgever mogelijk voor de toegangsfunctie betaalt;
• hoe u toegang, blokkades en intrekking beheert;
• hoe u een overzicht van werkgeverstoegang kunt krijgen.

Nieuwe toegang stopt na intrekking. Reeds rechtmatig ontvangen kopieën bij een werkgever vallen onder diens privacyverantwoordelijkheid.

7AI, profilering en beslissingen

Wij gebruiken AI mogelijk voor vacaturestructurering, copy en beelden; screeningvragen; WhatsApp-antwoorden en samenvattingen; professionele doelgroepvoorstellen; kanaal-/budgetadvies; relevantie-, respons- of engagementprioritering; en beveiligings-/fraudesignalen.

Voor kandidaatgerelateerde scores kunnen invoerfactoren zijn: vacaturegerelateerde antwoorden, overeenstemming met expliciete functiecriteria, pipeline- en contactmomenten en responspatronen. Het resultaat kan een samenvatting, aanbeveling, prioriteitsvolgorde of waarschuwing zijn. Bijzondere persoonsgegevens zijn geen beoogde invoer of selectiecriterium. Vrije tekst en CV’s kunnen zulke informatie desondanks incidenteel bevatten. Deze informatie mag niet worden gebruikt voor kwalificatie, rangschikking of afwijzing en wordt waar mogelijk vóór modelverwerking verwijderd of gemaskeerd. Go-live vereist DLP-/redactietests, adversarial tests en auditbewijs dat artikel 9-data niet in qualified, stage, engagementscore of recruiteradvies doorwerkt.

De in de onderzochte versie aanwezige engagementscore is een prioriteringssignaal en geen voorspelling van geschiktheid. De huidige formule weegt pipelinestatus voor 35%, recentheid voor 30%, breedte van interacties voor 15% en WhatsApp-responsiviteit voor 20%, met tijdsverval over veertien dagen; afgewezen of als niet-gekwalificeerd gemarkeerde profielen krijgen nul punten. Deze formule kan alleen materieel veranderen na documentatie, impactcontrole en actualisering van deze uitleg. Een werkgever moet de onderliggende feiten controleren en mag de score niet als zelfstandig afwijzingscriterium gebruiken.

Personeel.com schakelt geen uitsluitend geautomatiseerde afwijzing of andere beslissing met juridische of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen in zonder een afzonderlijk beoordeelde wettelijke uitzondering, DPIA, concrete notice en effectieve waarborgen. Menselijke tussenkomst betekent dat een bevoegde beoordelaar voldoende informatie, tijd en bevoegdheid heeft om af te wijken en niet klakkeloos bevestigt.

U kunt uitleg vragen over de gegevens, procedure en hoofdcriteria die bij uw resultaat zijn gebruikt; onjuiste data corrigeren; uw standpunt geven; de uitkomst betwisten; en menselijke beoordeling vragen. Zie ook de AI-transparantie- en menselijke-reviewnotice.

8WhatsApp

WhatsApp-berichten lopen via WhatsApp Ireland Limited - WhatsApp Business Platform/Cloud API - en kunnen buiten het eigen Personeel.com-platform worden verwerkt volgens de WhatsAppvoorwaarden. Contact via WhatsApp vindt alleen plaats na gedocumenteerde WhatsApp-opt-in. Een expliciete kandidaat-geïnitieerde WhatsApp-start kan die opt-in uitsluitend voor de aangekondigde sollicitatieflow aantonen. Werkgever-geïnitieerde starts, cold starts en reminders vereisen een vooraf vastgelegde afzonderlijke scope; opt-in wordt nooit afgeleid uit alleen een sollicitatie of telefoonnummer. De WhatsApp-AI-flow blijft uitgeschakeld totdat ieder startpad vóór de eerste inhoudelijke AI-interactie duidelijk “AI-assistent” vermeldt, een werkende menselijke route aanbiedt en STOP, MENS en gelijkwaardige uitingen ketenbreed afdwingt. Buiten het toepasselijke servicevenster gebruiken wij alleen toegestane templates binnen die vastgelegde opt-in.

De AI-provider ontvangt alleen de context die nodig is, bijvoorbeeld naam, vacaturecontext en een begrensd deel van het gesprek. Transcripten en duplicaten in notes/AI-logs volgen dezelfde verwijderingsklok; wij bewaren ze niet onbeperkt.

9Cookies en tracking

Strikt noodzakelijke auth- en beveiligingscookies mogen zonder marketingtoestemming worden gebruikt. Browser-/device-opslag, pixels, tags en tracked links laden alleen na de vereiste CMP-toestemming. Cookieconsent is geen toestemming voor kandidaatdata in audiences of enhanced matching. Voor iedere server-side conversie leggen wij per identifier, platform en dataflow afzonderlijk vast: toepasselijkheid van artikel 5 lid 3 ePrivacy, AVG-grondslag, rolverdeling, notice, ontvanger en termijn. Contacthashes, custom audiences en stabiele usermatching vereisen volgens ons productbeleid een actieve AD_PLATFORM_SHARING-toestemming.

Vóór publicatie moet bewezen zijn dat window.dataLayer zonder geldige CMP-keuze geen kandidaatvelden ontvangt en dat geen ruwe Candidate, Application of submissionId als externe user-ID wordt verzonden. Deduplicatie gebruikt uitsluitend een provider-specifieke, eventgebonden pseudonieme identifier met gedocumenteerde termijn.

Weigeren is even eenvoudig als accepteren. U kunt uw keuze via “Cookievoorkeuren” even eenvoudig intrekken. Details staan in de Cookie- en trackingverklaring.

10Met wie delen wij gegevens?

Afhankelijk van de gebruikte flow:

• de werkgever bij wie u solliciteert en diens geautoriseerde gebruikers;
• een door u gekozen of zichtbaarheidsmatig toegestane geverifieerde werkgever;
• cloud-, hosting-, objectopslag-, e-mail-, beveiligings-, monitoring- en supportleveranciers;
• WhatsApp Ireland Limited voor chat en Meta, Google, LinkedIn of TikTok voor gekozen campagne-/lead-/conversiediensten;
• OpenRouter en de geselecteerde onderliggende modelprovider voor begrensde AI-taken;
• Stripe, Mollie of bankpartners voor betaling, refund en fraudepreventie;
• professionele adviseurs, verzekeraars, auditor en transactiepartijen onder geheimhouding;
• toezichthouders, politie, rechtbank of andere ontvanger wanneer rechtmatig verplicht of noodzakelijk voor rechtsvorderingen.

Wij verkopen geen kandidaatdata. Een betaald unlock is een beperkte platformtoegang, geen verkoop van personen of eigendom in gegevens. Actuele leveranciers, rollen en locaties staan in het Subverwerkers- en doorgiftenoverzicht. Een algemene integratiemogelijkheid betekent niet dat de leverancier actief is.

11Internationale doorgiften

Wij kiezen waar mogelijk EER-regio’s. Sommige providers of supportlocaties kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Wij gebruiken dan een geldig adequaatheidsbesluit (waaronder een op dat moment geldige EU-US Data Privacy Framework-certificering wanneer toepasselijk) of de juiste EU Standard Contractual Clauses, voeren waar nodig een transfer impact assessment uit en nemen aanvullende technische/organisatorische maatregelen. U kunt informatie over de waarborg opvragen.

12Bewaartermijnen

De werkgever kan als verantwoordelijke een kortere of wettelijk noodzakelijke andere termijn instrueren. Een legal hold geldt alleen voor afgebakende gegevens en duur. Het interne bewaarschema vermeldt eigenaar, systeem, trigger en technisch bewijs. Deze termijnen mogen pas publiek gelden wanneer de verwijderingsjobs alle database-, objectopslag-, WhatsApp-, note-, AI-log- en back-upkopieën dekken.

13Beveiliging

Wij gebruiken onder meer versleuteld transport, beperkte toegangsrollen, organisatie-isolatie, geheimenbeheer, logging/redactie, back-ups, incidentrespons, leveranciersbeoordeling en beveiligde ontwikkel-/deployprocedures. Geen systeem is volledig risicoloos. Meld een vermoed beveiligingsincident via info@personeel.com met onderwerp “SECURITY”, zonder gevoelige bewijsdata in gewone e-mail te plaatsen.

14Uw rechten

Afhankelijk van de verwerking: informatie, inzage en kopie; correctie; wissen; beperking; overdraagbaarheid; bezwaar; intrekken van toestemming; en rechten rond profilering/geautomatiseerde beslissingen. Intrekken is even eenvoudig als geven en verandert de rechtmatigheid vóór intrekking niet. Bezwaar tegen direct marketing wordt altijd gehonoreerd.

Stuur uw verzoek naar info@personeel.com en vermeld de betrokken werkgever/vacature indien relevant. Wij vragen niet meer identiteitsbewijs dan proportioneel. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand; bij complexe of talrijke verzoeken kan de AVG-verlenging gelden. Wanneer de werkgever verantwoordelijke is, sturen wij het verzoek beveiligd door en assisteren wij hem.

U kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij horen graag eerst wat er misgaat, maar dat is niet verplicht.

15Minderjarigen

Een algemeen kandidaataccount is bedoeld voor personen van zestien jaar en ouder. Voor jongere sollicitanten ontwerpen wij vóór gebruik een aparte, passende flow met leeftijdsrelevante arbeidsregels, transparantie en waar nodig ouderlijke toestemming/verificatie. Werkgevers mogen leeftijd alleen gebruiken waar de wet dit vereist of objectief rechtvaardigt.

16Wijzigingen en contact

Wij publiceren een nieuwe versie met datum en wijzigingssamenvatting. Materiële nieuwe doelen, ontvangers of AI-gevolgen melden wij vooraf; waar nodig vragen wij nieuwe toestemming. Wij maken toestemming niet met terugwerkende kracht ruimer.

Vragen en verzoeken: info@personeel.com.