AI-transparantie- en menselijke-reviewnotice

1Wie wij zijn en waarom deze notice bestaat

Personeel.com B.V. (“Personeel.com”, “wij”) levert recruitmentsoftware aan werkgevers. Bedrijfsgegevens: KvK 90258614; btw-id NL865257954B01; Lange Kleiweg 54C, 2288 GK Rijswijk, Nederland; info@personeel.com.

Deze notice legt in gewone taal uit:

• wanneer u met een AI-systeem of geautomatiseerde functie te maken krijgt;
• welke gegevens zo’n functie gebruikt;
• wat de belangrijkste werking en mogelijke gevolgen zijn;
• welke partij de wervingsbeslissing neemt;
• hoe u een fout corrigeert, uw standpunt geeft, een uitkomst betwist en echte menselijke beoordeling vraagt.

Deze notice vult de Privacyverklaring aan. Zij is geen toestemming voor gegevensverwerking en maakt een verboden geautomatiseerde beslissing niet alsnog toegestaan. De feitelijke functie, werkgever en criteria worden bovendien getoond op het moment dat de functie wordt gebruikt.

2De kern

• Een WhatsApp-screening wordt, nadat u reageert, door een AI-assistent gevoerd. Het eerste bericht moet dat vóór de eerste inhoudelijke AI-interactie duidelijk zeggen.
• De assistent gebruikt vacaturecontext, functie-eisen, screeningvragen en het begrensde gespreksverloop om vragen te stellen, antwoorden te structureren, een samenvatting te maken en mogelijke knock-outuitkomsten te signaleren.
• AI-uitkomsten kunnen onjuist, onvolledig of vertekend zijn. Zij zijn in de goedgekeurde doeltoestand adviezen of werksignalen, geen definitieve aanname of afwijzing.
• Een bevoegde recruiter van de werkgever moet iedere voor de kandidaat nadelige uitkomst werkelijk beoordelen en moet die uitkomst kunnen negeren of wijzigen.
• U kunt op elk moment om een persoon vragen. Bij WhatsApp kunt u ook STOP sturen om de geautomatiseerde screening en optionele vervolgberichten te beëindigen. Stoppen met de bot is geen afwijzingsgrond.
• Personeel.com gebruikt geen emotieherkenning, leugendetectie, gezichts-/biometrische analyse of afleiding van gevoelige kenmerken voor recruitment.

3Wie is verantwoordelijk voor de beslissing?

De werkgever bepaalt in de regel de functie-eisen, screeningvragen, knock-outcriteria, selectie, interviews, afwijzing en aanstelling. Die werkgever is voor deze wervingsbeslissingen doorgaans verwerkingsverantwoordelijke. Personeel.com verwerkt afgeschermde ATS-, pipeline- en communicatiegegevens doorgaans namens de werkgever en is voor eigen platformbeveiliging, facturatie, productintegriteit en wettelijke naleving zelfstandig verantwoordelijke.

Als Personeel.com feitelijk mede het doel of de essentiële middelen van een selectie- of matchingsproces bepaalt, kan een andere rolverdeling gelden. De feitelijke invloed is beslissend; een contractueel label alleen niet. Bij de concrete sollicitatie noemen wij de werkgever en verwijzen wij naar diens privacyinformatie.

4Welke AI en automatisering gebruiken wij?

Een score voor de geschiktheid van een advertentiekanaal is iets anders dan een score over een kandidaat. Wij presenteren deze begrippen niet alsof zij hetzelfde zijn.

5WhatsApp: gegevens, logica en gevolgen

5.1 Duidelijke melding bij het begin

Vóór de eerste inhoudelijke AI-interactie tonen wij een melding met ten minste deze strekking:

U chat met een AI-assistent van Personeel.com namens [werkgever] over [vacature]. De assistent stelt functiegerichte vragen en maakt een samenvatting voor een recruiter. AI kan fouten maken en beslist niet definitief over uw sollicitatie. Wilt u liever een persoon spreken? Typ MENS. Typ STOP om de bot te stoppen. Meer uitleg: de AI-transparantie- en menselijke-reviewnotice op personeel.com.

Deze melding staat niet verstopt in algemene voorwaarden. Zij verschijnt zowel bij een door de werkgever gestart WhatsApp-templatebericht als bij “solliciteer via WhatsApp”, vóórdat een AI-antwoord wordt gegenereerd. De interface en transcriptweergave noemen AI-berichten niet alsof zij van een menselijke recruiter komen.

5.2 Wat wordt gebruikt?

Voor de huidige screening kan de modelcontext bevatten:

• uw naam en het begrensde recente gesprek;
• de naam van de werkgever en de vacature;
• vacatureomschrijving, eisen, wensen en vooraf ingestelde vragen;
• antwoordopties, knock-outopties of een door de werkgever geformuleerde knock-outregel;
• uw antwoorden in vrije tekst en eerder gestructureerde uitkomsten.

Een via WhatsApp verzonden CV/document wordt volgens de onderzochte route afzonderlijk opgeslagen in het kandidaatdossier. De documentinhoud wordt in die route niet automatisch als modelinput uitgelezen. Dit moet opnieuw worden gemeld en beoordeeld voordat CV-analyse wordt toegevoegd. Deel geen BSN, identiteitskopie, medische informatie of andere niet-noodzakelijke bijzondere gegevens in de chat.

5.3 Hoe ontstaat het resultaat?

Het model krijgt de instructie om vragen één voor één te stellen, niets te verzinnen, onduidelijke antwoorden te verduidelijken en per vraag een genormaliseerd antwoord met passed=true/false/null terug te geven. Bij een geconfigureerd knock-outantwoord kan het model qualified=false teruggeven. Een taalmodel is probabilistisch: dezelfde informatie kan niet altijd exact dezelfde formulering of classificatie opleveren en een model kan een instructie verkeerd uitvoeren.

De huidige orchestrator kan bij qualified=false automatisch de pipelinefase UNQUALIFIED vullen. Dat label is voor een recruiter zichtbaar en kan de behandeling van een sollicitatie beïnvloeden. Daarom mag het label niet tot filteren, verbergen, rangschikken buiten de normale reviewqueue, afwijzen of niet-contact opnemen leiden voordat een mens het bronantwoord en criterium heeft gecontroleerd.

Een afzonderlijke legacy-regelengine kan een percentage berekenen uit gelijk gewogen, beantwoordde ja/nee- en meerkeuzevragen met vooraf gemarkeerde afwijsantwoorden. Voorbeeld: twee scorebare vragen, één geslaagd, geeft 50%. De vrije tekst, nuance, bewijs en reden waarom een eis noodzakelijk is, worden in die eenvoudige formule niet meegewogen. Dit onderstreept waarom de uitkomst niet zonder menselijke beoordeling mag beslissen.

6Geen uitsluitend geautomatiseerde nadelige wervingsbeslissing

Personeel.com kiest als productbeleid voor de normale recruitmentdienst niet voor een uitsluitend geautomatiseerde afwijzing, aanstelling of andere beslissing die rechtsgevolgen heeft of een kandidaat anderszins aanmerkelijk treft. Een recruiter die alleen op “bevestigen” klikt, zonder kennis, tijd, context en werkelijke bevoegdheid om af te wijken, is geen betekenisvolle menselijke tussenkomst.

De technische instelling whatsappAutoRejectEnabled moet daarom productiebreed uit en niet door een klant of beheerder te activeren zijn zolang niet al het volgende is afgetekend: een specifieke toepasselijke uitzondering van artikel 22 lid 2 AVG; noodzaak en proportionaliteit; een DPIA; duidelijke kandidaatnotice; menselijke tussenkomst, standpunt en betwisting; validatie en non-discriminatietests; logging; en contractuele rolverdeling. Uitdrukkelijke toestemming van een sollicitant wordt niet als gemakkelijke standaardoplossing gebruikt, omdat toestemming in een wervingscontext vaak niet vrij is.

Als Personeel.com of een werkgever in de toekomst toch een uitsluitend geautomatiseerd aanmerkelijk besluit wil gebruiken, moet vóór activering per use case worden vastgesteld of het besluit noodzakelijk is voor een overeenkomst, wettelijk is toegestaan of op geldige uitdrukkelijke toestemming kan steunen. Bij bijzondere persoonsgegevens gelden de extra beperkingen van artikel 22 lid 4 en artikel 9 AVG. Deze notice en de point-of-use melding moeten dan eerst concreet worden aangepast.

7Wat betekenisvolle menselijke beoordeling inhoudt

Een bevoegde beoordelaar:

1. ontvangt de vacature, het oorspronkelijke antwoord, de ingestelde eis, de AI-/regeluitkomst en relevante context;
2. begrijpt hoe het signaal tot stand kwam en kent bekende beperkingen;
3. controleert of de eis echt, actueel, functiegerelateerd, proportioneel en non-discriminatoir is;
4. controleert of het antwoord juist is geïnterpreteerd en vraagt zo nodig verduidelijking;
5. neemt zelfstandig een beslissing en heeft daadwerkelijk bevoegdheid om het systeem te negeren of te corrigeren;
6. legt de hoofdreden, eventuele afwijking en reviewer-id/tijdstip vast;
7. zorgt dat een betwisting niet door hetzelfde model als eindbeoordelaar wordt afgehandeld.

Een kandidaat blijft in een normaal zichtbare menselijke reviewqueue totdat dit is gebeurd. Een automatische lage prioriteit die ertoe leidt dat niemand het dossier bekijkt, telt niet als menselijke review.

8Uitleg, correctie, standpunt en betwisting

U kunt kosteloos vragen om:

• bevestiging of AI, profilering of een geautomatiseerde regel bij uw sollicitatie is gebruikt;
• de gebruikte hoofdgegevens en functiecriteria;
• begrijpelijke informatie over de voornaamste logica, drempel en betekenis van de uitkomst;
• correctie van een onjuist of verkeerd begrepen antwoord;
• gelegenheid uw situatie of standpunt toe te lichten;
• menselijke beoordeling en een gemotiveerde uitkomst;
• bezwaar tegen of betwisting van een nadelig resultaat.

Stuur uw verzoek naar info@personeel.com met onderwerp MENSELIJKE REVIEW en vermeld de werkgever, vacature, ongeveer wanneer de chat plaatsvond en het telefoonnummer waarmee u deelnam. Stuur geen identiteitsdocument per gewone e-mail. Wij verifiëren proportioneel, sturen het verzoek zo nodig beveiligd door naar de verantwoordelijke werkgever en antwoorden binnen de toepasselijke AVG-termijn. U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met de werkgever.

Een uitleg hoeft geen broncode of bedrijfsgeheim te openbaren, maar mag daardoor niet betekenisloos worden. Minimaal wordt uitgelegd welk criterium en antwoord doorslaggevend waren, hoe een score/drempel werkte, welk gevolg het signaal had en hoe de mens het heeft beoordeeld.

9Gelijke behandeling en verboden gegevens

AI of automatisering mag niet selecteren, targeten, rangschikken of uitsluiten op ras of etniciteit, nationaliteit als proxy, geslacht, genderidentiteit, seksuele gerichtheid, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, handicap of chronische ziekte, gezondheid, zwangerschap/gezin, leeftijd of vakbondslidmaatschap, behalve wanneer een specifieke wettelijke uitzondering aantoonbaar geldt. Ook ogenschijnlijk neutrale proxies en verborgen uitsluitingen worden getoetst.

Bijzondere persoonsgegevens zijn geen beoogde invoer of selectiecriterium. Vrije tekst en CV’s kunnen zulke informatie desondanks incidenteel bevatten. Deze informatie mag niet in qualified, pipelinefase, engagementscore, rangschikking, recruiteradvies of afwijzing doorwerken en wordt waar mogelijk vóór modelverwerking verwijderd of gemaskeerd. DLP-/redactietests, adversarial tests en auditbewijs hiervan zijn releasevoorwaarden.

Taal, postcode, naam, beschikbaarheid, diploma, carrièreonderbreking en werkervaring kunnen indirecte discriminatie veroorzaken. Zij mogen alleen worden gebruikt wanneer de werkgever de functierelevantie, noodzakelijkheid en proportionaliteit kan uitleggen. De huidige taalbarrièredetectie mag uitsluitend tot menselijke hulp leiden, nooit tot een ongeschiktheidslabel.

Personeel.com en werkgevers testen vóór uitrol en periodiek op foutpercentages, verschillen tussen relevante groepen, datakwaliteit, drift en de werking van menselijke overrides. Incidenten en klachten leiden tot herbeoordeling, tijdelijke uitschakeling en zo nodig herstel voor eerder geraakte kandidaten.

10Leveranciers, logging, training en bewaartermijn

De onderzochte software routeert AI-verzoeken via OpenRouter naar een gekozen onderliggend model. Voor de WhatsApp-screening staat in de onderzochte commit een specifiek model-id geconfigureerd; modellen en routes kunnen wijzigen. Het actuele Subverwerkers- en doorgiftenoverzicht moet vóór gebruik de contracterende entiteit, onderliggende modelprovider, regio, retentie, traininginstelling, doorgiftegrond en beveiligingsmaatregelen noemen.

Processor-data, persoonsgegevens en klantvertrouwelijke content worden nooit voor algemene modeltraining of algemene modelverbetering gebruikt. Alleen aantoonbaar anonieme data mag daarvoor worden gebruikt. Een afzonderlijke klant-specifieke fine-tuningdienst blijft processorverwerking op expliciete gedocumenteerde instructie en met goedgekeurde DPA-/DPIA-/vendorwaarborgen. Een ander eigen controllerdoel vereist een apart doel, grondslag, noodzakelijkheidstoets/DPIA en notice, maar omvat volgens dit productbeleid geen algemene modeltraining met kandidaatdata, klantvertrouwelijke data of herleidbare campagne-/scoringdata.

Voor werking, beveiliging, kostencontrole en audit kunnen model-id, tijdstip, functie, status, input-/outputmetadata en een begrensde technische preview worden gelogd. Zulke previews kunnen persoonsgegevens bevatten. Zij moeten voor WhatsApp standaard worden geredigeerd of uitgeschakeld, strikt toegankelijk zijn en dezelfde of een kortere verwijderingsklok volgen als de sollicitatie. De onderzochte generieke AI-client bewaart technisch ruimte voor input- en outputpreviews tot een tekenlimiet; productieconfiguratie en de feitelijke database-inhoud moeten vóór publicatie worden gevalideerd.

Volledige WhatsApp-transcripties, antwoorden, AI-samenvattingen, kandidaatnotities en vrije tekst volgen de bewaartermijn van de betreffende sollicitatie. Een afzonderlijk minimaal accountabilityrecord mag maximaal twaalf maanden blijven en bevat uitsluitend systeem-/modelversie, toegepaste regel, aanbeveling, reviewer, menselijke beslissing, een korte gestructureerde reden en appeal-/overridestatus - geen transcript of vrije tekst. Verlenging tot maximaal vijf jaar mag alleen via een gedocumenteerde, afgebakende legal hold. Voor het selectiedossier is de werkgever verantwoordelijke en Personeel.com verwerker; Personeel.com mag alleen voor een eigen minimaal governancerecord verantwoordelijke zijn na een afzonderlijk doel, grondslag, LIA/DPIA en notice. De Privacyverklaring en het Bewaar- en verwijderingsschema bevatten de concrete termijnen.

11AI Act: toepasselijkheid en kalender

Personeel.com houdt per functie een AI-register bij en bepaalt afzonderlijk of zij juridisch aanbieder, gebruiksverantwoordelijke of beide is. Een systeem onder eigen naam of merk aanbieden, of de bestemming wezenlijk bepalen, kan meer verantwoordelijkheid geven dan alleen “gebruiker van een model” zijn.

• Artikel 50 AI Act geldt sinds 2 augustus 2026. Een persoon moet bij de eerste directe interactie duidelijk weten dat hij met AI communiceert, tenzij dit evident is. Daarom is de WhatsApp-startmelding een harde release-eis.
• Als Personeel.com juridisch aanbieder is van een systeem dat synthetische tekst, audio, beeld of video genereert/manipuleert, moet de output in een machineleesbaar formaat zijn gemarkeerd en aantoonbaar detecteerbaar zijn voor zover artikel 50 lid 2 geldt. Voor een systeem dat bewijsbaar vóór 2 augustus 2026 in de handel is gebracht, geldt uitsluitend voor deze markeerplicht een overgang tot uiterlijk 2 december 2026; een nieuw of onbewezen systeem heeft geen overgang.
• Als Personeel.com of een werkgever als gebruiksverantwoordelijke deepfakes publiceert, wordt het artificiële karakter zichtbaar gemeld. AI-gegenereerde of -gemanipuleerde tekst die wordt gepubliceerd om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang krijgt eveneens een zichtbare disclosure, tenzij de concrete uitzondering - waaronder menselijke review/redactionele controle én redactionele verantwoordelijkheid - aantoonbaar geldt. Artistieke, satirische, fictieve of vergelijkbare werken krijgen een passende disclosure die de weergave niet onnodig belemmert.
• Verplichte watermerken, content credentials, machineleesbare markeringen en upstream metadata worden bij opslag, export, providerupload en publicatie behouden. Verwijderen of omzeilen is niet toegestaan.
• AI voor recruitment/selectie, sollicitatiefiltering, kandidaatbeoordeling en bepaalde gerichte vacatureadvertenties kan onder de hoog-risicocategorie van bijlage III vallen. Door Verordening (EU) 2026/1744 gaan de betreffende hoofdstuk-III-verplichtingen voor deze bijlage-III-systemen gelden op 2 december 2027. Dit uitstel schort AVG, gelijke behandeling en artikel 50 niet op.
• Personeel.com bereidt daarom nu al risicomanagement, data governance, documentatie, logging, instructies, echte menselijke oversight, nauwkeurigheid, cybersecurity, kwaliteitsbeheer, incidentmelding, monitoring en rolclassificatie voor.
• Waar het recht op uitleg over een op een hoog-risico-AI-systeem gebaseerde individuele beslissing toepasselijk is, bieden Personeel.com en de werkgever begrijpelijke informatie over de rol van AI en de belangrijkste elementen van de beslissing.
• Medewerkers en klantgebruikers die AI bedienen krijgen passende AI-geletterdheid, inclusief beperkingen, prompt-/datadiscipline, discriminatierisico en menselijke review.

Personeel.com gebruikt voor recruitment geen door de AI Act verboden manipulatietechniek, gevoelige biometrische categorisering of emotieherkenning op de werkplek. Nieuwe biometrische, stem-, video- of gedragsanalyse mag niet als stilzwijgende productuitbreiding worden toegevoegd.

12Plichten van werkgevers

Een werkgever die Personeel.com gebruikt:

• stelt alleen objectieve, actuele en functiegerelateerde criteria in;
• informeert kandidaten over de eigen rol en selectieprocedure;
• schakelt automatische afwijzing niet in en maakt geen eigen automatisering die de menselijke waarborg omzeilt;
• zorgt voor getrainde, bevoegde reviewers met voldoende tijd;
• behandelt correcties, menselijke-reviewverzoeken en discriminatieklachten;
• gebruikt AI-output niet als bewijs van waarheid, persoonlijkheid, gezondheid, eerlijkheid of culturele “fit”;
• meldt fouten, bias en incidenten aan Personeel.com en herstelt nadelige gevolgen;
• voert waar vereist een eigen DPIA, werknemers-/medezeggenschapsbeoordeling en AI Act deployercontrole uit.

13Fouten en incidenten

Bij een vermoed systematische fout, discriminatoir effect, verkeerde knock-outregel, datalek of onverklaarde modelwijziging kunnen wij de functie direct pauzeren. Wij bewaren noodzakelijke auditinformatie, onderzoeken de omvang, informeren verantwoordelijke werkgevers en betrokkenen waar vereist, herstellen gegevens en beslissingen en testen vóór hervatting.

Meld een concreet probleem via info@personeel.com met onderwerp AI-INCIDENT. Neem geen CV of bijzondere persoonsgegevens op in een onbeveiligde melding; wij geven zo nodig een beveiligde aanleverroute.

14Klacht en toezichthouder

U mag een klacht indienen bij Personeel.com en/of de verantwoordelijke werkgever. U kunt daarnaast naar de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar van toepassing, de bevoegde AI-markttoezichthouder of rechter. Een interne klacht is geen voorwaarde voor het gebruik van externe rechtsmiddelen.

15Verplichte go-livecontrole

Deze notice mag pas worden gepubliceerd wanneer bewijs beschikbaar is dat:

• beide WhatsApp-startpaden vóór de eerste AI-uitwisseling expliciet “AI-assistent” melden en een werkende menselijke route tonen;
• MENS, “persoon” en gelijkwaardige formuleringen vóór iedere modelcall deterministisch worden onderschept, de sessie op needs_human zetten, bot en reminders stoppen en een toegewezen menselijke taak met SLA maken;
• STOP een append-only suppressiereceipt creëert die manual start, auto-start, reminders en providerworkers controleren; alle geautomatiseerde en optionele WhatsApp-opvolging direct stopt; en een nieuwe sessie een nieuwe expliciete kandidaatactie en notice vereist;
• een terminale not_interested-sessie door een later bericht niet stilzwijgend opnieuw door het model kan worden geactiveerd;
• whatsappAutoRejectEnabled productiebreed hard is uitgeschakeld en niet via klant-, gebruiker- of adminoverride kan worden aangezet;
• een onverwachte modelstatus rejected altijd naar pending_review gaat en nooit rechtstreeks naar REJECTED;
• UNQUALIFIED geen verborgen/deprioriterend effect heeft en iedere kandidaat in een aantoonbare reviewqueue blijft;
• reviewertraining, bevoegdheid, brongegevens, motivering, override en tijdstempel aantoonbaar werken;
• kandidaatverzoeken om uitleg, correctie en menselijke review via WhatsApp én web/e-mail kunnen worden geregistreerd, doorgestuurd en afgehandeld;
• een DPIA en gelijke-behandelings-/biasassessment voor WhatsApp, scoring, filtering en gerichte vacatureadvertenties zijn goedgekeurd;
• het AI-register per systeem aanbieder/gebruiksverantwoordelijke, doel, model/provider, data, versie, test, risico, eigenaar en uitfaseringsdatum bevat;
• ieder generatief systeem een gedocumenteerde artikel 50(2)-status heeft; een providerfunctie machineleesbare markering/detecteerbaarheid via export- en upload-E2E bewijst; en een beroep op de overgang uitsluitend met bewijs van plaatsing vóór 2 augustus 2026 en een harde afsluitdatum 2 december 2026 geldt;
• deepfake- en toepasselijke public-interestcontent een zichtbare disclosure krijgt, iedere uitzondering met human-review-/editorial-control- en responsibilitybewijs is gelogd en upstreammarkeringen/metadata niet door de pipeline worden gestript;
• AI-logpreviews voor kandidaatflows zijn uitgeschakeld of aantoonbaar geredigeerd en automatisch worden verwijderd;
• subverwerkers, modelroutes, traininginstellingen, regio’s, SCC/TIA en retentie met productiegegevens zijn gevalideerd;
• een releasewijziging van criteria, drempel, model of gevolg automatisch een nieuwe juridische/technische review en zo nodig een nieuwe noticeversie activeert.

16Wijzigingen

Wij publiceren een nieuwe versie en wijzigingssamenvatting wanneer de doelen, gegevens, hoofdlogica, gevolgen, leveranciers of menselijke waarborgen materieel veranderen. Een nieuwe nadelige AI-functie wordt niet enkel via een algemene voorwaardenwijziging ingevoerd; zij krijgt eerst een eigen beoordeling en point-of-use uitleg.